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2008年06月02日

多用語句を単語登録しておこう

先日ご紹介した「定型句」機能、その後お試しになった方はいらっしゃいますか?サクサク度UPが実感できたことと思います。

以前のエントリー「署名&よく使う文章を定型句でセット登録する
※上記エントリーの最新版は以下です:
  • Outlook2010(Outlook2007)で署名&定型文をワンタッチで呼び出す方法

    さて、定型句機能はOutlookで使用できるものでした(正確にはWordの力を借りているわけですが)。ですが、皆さんの職場では、Outlook以外のメールソフトをお持ちの方もたくさんいるかと思います。

    今回は、Outlookの定型句機能を使わなくてもメールのサクサク度を上げる方法をご紹介します。

    それは、IMEの「単語登録」機能を利用するものです。
    IMEとは、Windowsの一般的な入力システムを指すもので、Windowsが搭載されているパソコンは基本的にこのIMEを利用していると思っていただいてよろしいかと思います。

    さて、このIMEの「単語登録」機能とは何か。これは、変換辞書にはない単語を、上手く変換できるようにするというのが本来の、というか一般的な使い方です。

    例えば企業の部署名、略称、その業界の専門用語など、普段使っていて上手く変換できない単語というのがあると思います。

    一文字一文字変換していってもいいのですが、その単語ごとIMEに登録することにより、一発で変換できるようにするというものです。これもある意味サクサク度UPに役立っていますね(^^)
    【一般的な単語登録の使用例】
    経費削減委員会という委員会(変な名前の委員会ですが、例ということで…)の略称で「経削委」という言葉をよく使用するとする。通常、「けいさくい」と打って変換しても「系作為」「ケイサクイ」などとしか出てこないため、一文字ずつ変換するしかない。

    これを、「経削委」という語句を登録し、よみを「けいさくい」と登録すれば、次回から一発で変換できるようになる。

    さて、その単語登録機能をもう少し使いこなしてみよう、というのが今回の内容です。

    「定型句」の記事を読んだ方であればもう想像つくと思います。目的はまったく同じで、よく使う文章を素早く入力するというものです。

    したがって、例えば次のような使い方が考えられます。

    ○よみ「おせ」→語句「お世話になっております。事務サク商事の佐久と申します。」

    ○よみ「どぞ」→語句「どうぞよろしくお願いいたします。」

    ○よみ「おつ」→語句「お疲れさまです。」

    こんな感じです。「よみ」が「語句」よりもずっと短いため、入力のスピードが上がります。

    「スピードが上がるといってもたったほんの少しじゃないか?」と思う方もいるかもしれません。ですが、メールを一日に何十通も送るような部署にいる方が上記のような方法を実行したとして、年間を通じての時間の節約量は相当なものになると思います。

    登録の仕方は簡単、右下の方に言語バーというものがあると思います。そのうち、道具箱のようなもの(IME2003の場合)が「ツール」というものです。ここをクリックし、「単語/用例の登録」を押せば、登録画面が出てきます。あとは、「よみ」と「語句」を登録するだけです!

    「定型句」に比べるとサクサク度アップはほんの少し劣りますが、その分こちらはメール以外の部分でも利用できるなど柔軟に使用できるため、慣れればこちらもとても使いやすいです。メール以外でも使用したい方は、併用してもいいかもしれませんね。

    ■うまく使うポイント
    定型句の時とは異なり、「変換」というプロセスを経るため、「よみ」はあまり普段使用しないようなものにした方がよいと思います。

    たとえば、
    「どうぞよろしくお願いいたします。」
    のよみを「どう」にしてしまったとします。そうすると、普通の文章を打っていて、例えば
    「このけん、どうしましょうか?」
    と入力し、変換すると、
    「この件、どうぞよろしくおねがいいたしますしましょうか?」となってしまうことがあります(^^;)。まあ、もう一度変換ボタンを押せば問題ないのですが。

    あとは、
    よみ「あり」→語句「ありがとうございます」というよりは、
    よみ「ども」→語句「どうもありがとうございます」という
    方が望ましいというのも同じ理由で、「あり」というのは普段から色々な場面で使用される語句のためです。

    この点、ちょっと留意する必要があります。「どぞ」「ども」など、あまり使わない言葉にすると使いやすいと思いますよ。

    ■応用編
    よみを「略称」、語句を「正式名称」という使い方もグッドかと思います。たとえば先ほど例にでてきた「経費削減委員会」。社外の人に対してのメールでは、内部で使用している略称は使えませんから「経削委」ではなく正式名称を使うことになるでしょう。

    こういうときに、
    よみ「けいさくい」、語句「経費削減委員会」と登録しておけば、サクサク度アップです。

    私の場合は、所属部署が結構長いので、いちいち打っているとそれだけでもうイヤになってきます。ですので、よみに略称を、語句に正式な部署名を登録したところ、快適度がグンと上がりました。

    このようなちょっとしたサクサクの積み重ねを、1日、1ヶ月、1年と続けていくと、結構な時間の差になってくると思います。



  • posted by 佐久 太郎 at 00:35 | Comment(0) | TrackBack(1) | メールでサクサク | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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